Nur bestätigte Daten sind belastbar

Stammdaten, Kontaktdaten, Anschrift und Einheitenzuordnung sollten nicht ungeprüft übernommen werden. Wenn Sie Daten bestätigen, kann die Verwaltung später besser unterscheiden, was gesichert ist und wo noch Rückfragebedarf besteht.

• Bestätigen Sie Name, E-Mail und Postadresse nur, wenn diese korrekt sind.
• Prüfen Sie alle zugeordneten Einheiten, auch Keller, TG-Plätze, Stellplätze oder Sondernutzungsrechte, soweit diese im Portal geführt werden.
• Melden Sie Abweichungen sachlich mit Hinweis auf Kaufvertrag, Teilungserklärung oder sonstige Unterlagen.

Objektweit ist nicht automatisch persönlich

Ein Dokument kann das gesamte Objekt betreffen, aber trotzdem nicht für jeden Eigentümer persönlich bestimmt sein. Trentivo trennt daher objektweite Informationen von einheiten- oder eigentümerspezifischen Informationen.

• Beispiel objektweit: Teilungserklärung, allgemeine Protokolle, allgemeiner Wirtschaftsplan.
• Beispiel eigentümerspezifisch: Einzelabrechnung, persönlicher Saldo, persönliche Korrekturhinweise.

Die Verwaltung bleibt Entscheider und Prüfstelle

Trentivo ersetzt keine rechtliche oder kaufmännische Prüfung. Die Plattform schafft Struktur, Nachvollziehbarkeit und digitale Abläufe. Entscheidungen, Freigaben, Korrekturen und verbindliche Auskünfte bleiben bei der zuständigen Verwaltung oder den dafür berechtigten Personen.

Einladung annehmen und Passwort setzen

Öffnen Sie den Einladungslink aus der E-Mail und setzen Sie Ihr persönliches Passwort. Der Link führt Sie durch die ersten Pflichtangaben, damit Ihr Zugang sauber aktiviert werden kann.

Kontaktdaten und Postadresse prüfen

Kontaktdaten sind für Einladungen, Rückfragen, Zustellungen und spätere Kommunikation wichtig. Prüfen Sie E-Mail, Telefonnummer, Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort und ggf. abweichende Postanschrift sorgfältig.

Einheiten prüfen

Kontrollieren Sie, ob alle Einheiten korrekt zugeordnet sind. Dazu zählen nicht nur Wohnungen, sondern auch Tiefgaragenstellplätze, Außenstellplätze, Keller, Abstellräume oder weitere geführte Einheitstypen.

• Wenn etwas fehlt, falsch bezeichnet ist oder nicht zu Ihnen gehört, geben Sie einen Korrekturhinweis an.
• Nutzen Sie als Referenz möglichst den notariellen Kaufvertrag, die Teilungserklärung oder die Ihnen vorliegenden Übergabeunterlagen.

Guide lesen und Menüpunkte kennenlernen

Nach der Aktivierung lohnt sich ein kurzer Blick in diese Hilfe. Sie erklärt, warum manche Inhalte objektweit sichtbar sind, andere aber nur persönlich freigegeben werden.

Datenprüfung bei Erstaktivierung

Bei der ersten Anmeldung werden vorhandene Daten angezeigt. Diese Daten können aus der Verwaltung, aus Kaufunterlagen oder aus einer ersten Objektanlage stammen. Ihre Prüfung hilft, die Eigentümerverwaltung von Anfang an korrekt aufzubauen.

• Korrekte Daten bestätigen.
• Unklare Daten mit Hinweis melden.
• Fehlende Kontaktdaten ergänzen.
• Einheiten nicht blind bestätigen, wenn Wohnung, Keller oder TG-Platz nicht stimmen.

Dokument finden und richtig einordnen

Dokumente sollen nicht nur hochgeladen, sondern fachlich eingeordnet werden. Ein Dokument kann zu einem Objekt, zu einer Einheit, zu einem Beschluss, zu einem Wirtschaftsplan, zu einer Abrechnung oder zu einem persönlichen Vorgang gehören.

• Prüfen Sie zuerst Kategorie und Bezug des Dokuments.
• Bei persönlichen Unterlagen achten Sie darauf, dass diese nur für Sie bestimmt sein können.
• Bei Unklarheiten fragen Sie über den passenden Vorgang oder die Nachricht an die Verwaltung nach.

Vorgänge öffnen und Verlauf prüfen

Vorgänge bündeln freigegebene Themen wie Schaden, Rückfrage, Klärung, Beschlussumsetzung oder Dokumentenbezug. Wenn Ihre Verwaltung einen Vorgang für Sie sichtbar macht, finden Sie dort Status, Beschreibung und verknüpfte Unterlagen an einem Ort.

• Nutzen Sie den Bereich Vorgänge für offene und abgeschlossene Themen mit Objekt- oder Einheitenbezug.
• Öffnen Sie verknüpfte Dokumente direkt aus dem Vorgang, wenn diese für Sie freigegeben sind.
• Stellen Sie Rückfragen möglichst zum konkreten Vorgang, damit der Zusammenhang erhalten bleibt.

Wirtschaftsplan verstehen

Der Wirtschaftsplan bildet die geplanten Kosten und Vorschüsse eines Zeitraums ab. Er ist häufig objektbezogen, weil die Kosten das Gebäude oder die Gemeinschaft betreffen. Ihre persönliche Zahlungspflicht kann trotzdem über Einheit, MEA, Umlageschlüssel oder spätere Einzelansicht ermittelt werden.

• Objektweite Sicht: Gesamtplanung der Gemeinschaft oder des Objekts.
• Einzelansicht: relevante Anteile für Ihren Eigentümer-/Einheitenbezug.
• Beschlussbezug: ein Wirtschaftsplan kann Grundlage eines Beschlusses sein.

Abrechnung prüfen

Eine Abrechnung blickt auf tatsächliche Kosten zurück. Sie kann objektbezogene Unterlagen enthalten, aber die Einzelabrechnung eines Eigentümers darf nur dem jeweiligen Eigentümer freigegeben werden. Genau dafür benötigt Trentivo klare Sichtbarkeitsflags.

• Objektunterlagen erklären die Gesamtkosten.
• Eigentümerspezifische Abrechnung zeigt Ihre Verteilung und Ihren Saldo.
• Rückfragen sollten nach Möglichkeit direkt zur Abrechnung gestellt werden, damit der Zusammenhang erhalten bleibt.

Beschlüsse und Umlaufbeschlüsse nachvollziehen

Beschlüsse dokumentieren Entscheidungen der Gemeinschaft. Bei Umlaufbeschlüssen zeigt Trentivo offene Abstimmungen, direkte Einstiegslinks, Erinnerungen und nach der Stimmabgabe eine klare Bestätigung. Ziel ist, dass Sie sehen, welche Entscheidung ansteht, bis wann sie offen ist und welche Unterlagen dazugehören.

• Offene Beschlüsse werden im Eigentümerportal hervorgehoben.
• Direkte Links führen zur Abstimmung oder zur Detailansicht, nicht nur zur allgemeinen Übersicht.
• Nach einer Stimmabgabe soll die verwendete Abstimmung nicht erneut missverständlich nutzbar sein.

SEV, Mietverwaltung und Bewerberprozesse nutzen

Wenn Ihre Verwaltung entsprechende Leistungen anbietet und freischaltet, können spätere Bereiche auch Vermietungsprozesse, Bewerber, Mieterkommunikation, Mietverwaltung oder Sondereigentumsverwaltung abbilden. Diese Funktionen sind nicht automatisch für jeden sichtbar, sondern richten sich nach Auftrag, Rolle und Freigabe.