Least Privilege
Ein Nutzer bekommt nur die Rechte, die für seine Aufgabe erforderlich sind. Für Eigentümer bedeutet das: keine fremden Einheiten, keine fremden Einzelabrechnungen und keine fremden persönlichen Daten.
Wie Trentivo zwischen Rolle, Objektzugriff, Einheitenbezug und konkreter Freigabe unterscheidet.
Stand 08.07.2026. Diese Hilfe ist als Arbeitsreferenz gedacht: ruhig lesbar, nah am Portal und so formuliert, dass neue Eigentümer und Verwaltungsteams den Sinn der Plattform schnell verstehen.
Organisation → Objekt → Einheit → Person → Dokument → Vorgang. Alles, was im Portal passiert, sollte an mindestens einem dieser Kontexte hängen.
Rollen und Sichtbarkeit sind nicht dasselbe. Eine Rolle beschreibt, welche Art von Funktionen ein Nutzer grundsätzlich verwenden darf. Eine Freigabe beschreibt, welche konkreten Daten dieser Nutzer sehen oder bearbeiten darf.
Diese Trennung ist für Immobilienverwaltung entscheidend. Ein Eigentümer kann grundsätzlich Zugriff auf das Eigentümerportal haben, darf aber trotzdem nur sein Objekt, seine Einheiten und seine freigegebenen Unterlagen sehen. Eine Verwaltung kann innerhalb ihrer Organisation arbeiten, aber nicht automatisch plattformweite MSP-Bereiche bedienen.
Ein Nutzer bekommt nur die Rechte, die für seine Aufgabe erforderlich sind. Für Eigentümer bedeutet das: keine fremden Einheiten, keine fremden Einzelabrechnungen und keine fremden persönlichen Daten.
Eine Rolle allein reicht nicht aus. Erst durch Scope, also Organisation, Objekt, Einheit oder Eigentümerbezug, wird klar, auf welche Daten sich ein Recht bezieht.
Rechteänderungen, Einladungen, Revokes und wichtige Datenänderungen sollten nachvollziehbar sein. Das schützt Verwaltung und Nutzer.
Der Eigentümer erhält Portalzugang und sieht nur die für ihn freigegebenen Objekt-, Einheiten-, Dokumenten-, Planungs-, Abrechnungs- und Beschlussdaten. Einheitensichtbarkeit entsteht über Eigentümer-/Einheitenzuordnung und Freigaben.
Die Verwaltung verwaltet Objekte, Einheiten, Eigentümer, Mieter, Kandidaten, Dokumente, Beschlüsse, Pläne, Abrechnungen und Kommunikation innerhalb der eigenen Organisation. Sie entscheidet über Freigaben und Datenprüfung.
Die plattformübergreifende Ebene ist für Betrieb, Mandanten, technische Kontrolle, Lizenzen und übergreifende Administration vorgesehen. Dieser Zugriff ist besonders sensibel und darf nicht mit normaler Objektverwaltung vermischt werden.
Dienstleister, Beirat, Buchhaltung, Mieter oder Bewerber können eigene Rollen benötigen. Auch hier gilt: Rolle definiert Funktion, Freigabe definiert konkrete Daten.
Grundsätzlicher Funktionstyp eines Nutzers, z. B. Eigentümer, Verwaltung, Admin oder Superadmin.
Geltungsbereich eines Rechts, z. B. Organisation, Objekt, Einheit, Eigentümer oder konkretes Dokument.
Konkrete Sichtbarmachung eines Inhalts für einen Nutzer, eine Rolle, einen Eigentümer oder eine Einheit.
Technischer Zugang zum System. Er ist nicht identisch mit fachlicher Eigentümerzuordnung.
Weil persönliche Daten anderer Eigentümer, Einzelabrechnungen, Salden oder sensible Unterlagen geschützt werden müssen. Objektbezug allein genügt nicht.
Damit Einladungen, Rollen, Revokes und Benutzerstatus nicht an mehreren Stellen auseinanderlaufen. Fachseiten dürfen nur anzeigen oder in den zentralen Bereich führen.
Guides für Eigentümer, Verwaltung, Rollen und Glossar bleiben miteinander verknüpft.